Công Nghệ

Bỏ túi ngay 9 thủ thuật Microsoft Outlook

Microsoft Outlook là một phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft. Là một ứng dụng có...

· 5 min read >
outlook

Microsoft Outlook là một phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft. Là một ứng dụng có thể sử dụng độc lập, tuy nhiên người dùng vẫn rất quen thuộc khi sử dụng Outlook như một ứng dụng email với những tính năng tuyệt vời.
Chính vì những tính vượt trội và hiệu quả của Outlook nên có thể bạn vẫn chưa khai thác hết những tính năng hữu ích mà phần mềm này mang lại. Hãy cũng điểm qua những thủ thuật dưới đây, để có thể sử dụng nó 1 cách tối đa nhé!

1. Thay đổi số dòng hiển thị trong phần Message Preview

Mặc định, bạn sẽ chỉ thấy được 1 dòng của email được preview trong cột giữa của Outlook như thế này:

Với cài đặt mặc định bạn chỉ thấy 1 dòng nội dung email

Tuy nhiên, có 1 cách để để hiển thị được nhiều hơn. Bạn hãy click vào tab View / Message Preview, chọn 2-3 lines để hiển thị được nhiều thông tin hơn. Ngoài ra bạn còn có thể chọn settings này cho 1 thư mục cố định hoặc toàn bộ hộp thư luôn nhé.

Cài đặt này sẽ hiển thị nhiều nội dung email hơn

2. Chọn thư mục mặc định khi mở Outlook

Mặc định trong Outlook khi mở lên bạn sẽ đứng ở thư mục Inbox tổng. Nếu muốn bạn có thể ẩn bớt thông tin trong mục Inbox. Bạn hãy thực hiện theo bước sau: File / Options / Advanced / Outlook start and exit sau đó chọn tới thư mục mặc định mà bạn muốn thấy khi mở lên.

Cài đặt cho phép bạn ẩn bớt thông tin mục Inbox

3. Tạo thư mục tìm kiếm

Nếu có nhu cầu tách các mail chưa đọc (Unread), bạn có thể tạo Search Folder để dễ dàng tìm kiếm và áp dụng tips 2 ở trên.

Tạo thư mục tìm kiếm trong Outlook

Để tạo Search Folder, bạn kéo xuống cuối cùng của phần hộp thư, click chuột phải chọn New Search Folder. Thao tác này chỉ có ý nghĩa với tìm kiếm nên bạn không cần quá lo lắng về các thư mục cũng như Rules mà bạn đã tạo với từng hộp mail. Hơn nữa ngoài những template có sẵn, bạn sẽ có thể tạo được những filter riêng tùy theo nhu cầu.

Thao tác này chỉ có ý nghĩa với tìm kiếm

4. Clean up Folder

Clean up folder là một tính năng cho phép loại bỏ các email dư thừa trong 1 chuỗi email (thường là kiểu email qua lại, được trích dẫn qua lại nhiều lần). Khi chạy cái này, nó sẽ di chuyển các message trong thư mục đã chọn vào mục Deleted Items.
Để thực hiện tính năng này, bạn click chuột phải vào folder cần dọn dẹp, chọn Clean up Folder


Clean up folder là cho phép loại bỏ các email dư thừa

Ngoài ra, bạn cũng có thể cấu hình thêm một vài tùy chọn trong việc clean up này khi click vào Settings

Thêm một vài tùy chọn trong việc clean up này khi click vào Settings

5. Cài lịch gửi email

Outlook cho phép bạn lên lịch gửi mail trước vào tương lai, nên bạn có thể lên lịch gửi một email đã soạn từ trước.
Để thực hiện tính năng này, bạn vào cửa sổ soạn email, chọn thẻ Options, chọn Delivery Options và cài đặt thời gian trong chỗ “Do not deliver before…”

Outlook cho phép bạn lên lịch gửi mail trước vào tương lai

Cuối cùng, bạn chỉ cần bấm gửi và sẽ thấy thư được chạy vào thư mục Outbox trong hàng đợi.

6. Sử dụng Quick Steps

QuickStep là tính năng cho phép bạn gán vào những hành động được chỉ định và thực hiện chúng bằng 1 cú click hoặc 1 tổ hợp phím tắt.
Ví dụ bạn đang muốn gửi 1 cái email với 1 nội dung sẵn có hoặc muốn thực hiện các thao tác như di chuyển mail, đánh dấu important hay forward tới một người nào đó, bạn chỉ việc gán cho Outlook biết hành động đó bằng cách vào Home / Quick Steps và chỉ cho nó biết hành động cần làm.

QuickStep là tính năng cho phép bạn gán vào những hành động được chỉ định 

7. Mở nhiều cửa sổ Outlook

Trong Outlook bạn có thể nhiều cửa sổ 1 lúc, mục đích của việc này có thể giúp cho bạn sử dụng song song 2 account trên 2 cửa sổ hoặc một cửa sổ duyệt mail, 1 cửa sổ mở Calendar…
Bạn hãy thực hiện thao tác click chuột phải vào biểu tượng Outlook ở dưới thanh Taskbar, chọn Outlook 2016.

Mở nhiều cửa sổ 1 lúc với Outlook

Ngược lại khi tắt, bạn có thể tắt từng cửa sổ một bằng cách nhấn vào dấu X ở bên tay phải, hoặc muốn tắt hết 1 lúc thì vào File /Exit.

8. Thay đổi tên trên tài khoản Outlook

Khi bạn thêm 1 account vào Outlook, mặc định nó sẽ lấy địa chỉ email làm tên tài khoản, để thay đổi, bạn vào File > Info rồi chọn Account Settings > chọn Account bạn muốn rồi click Change.

Thay đổi tên trên Outlook

Lưu ý: một số Account bị giới hạn và chỉnh sửa bởi doanh nghiệp thì không đổi được nhé bạn

9. Khởi chạy Outlook bằng lệnh

Outlook cho phép bạn có thể chạy được nhiều tác vụ bằng các câu lệnh mà không cần phải thao tác trực tiếp trên giao diện GUI.

Ví dụ bạn cần gửi một email tới địa chỉ [email protected], bạn chỉ việc mở Run lên và gõ vào

outlook.exe /c ipm.note /m [email protected] 

hoặc nếu bạn muốn gửi kèm attachment thì bạn dùng câu lệnh sau:

outlook.exe /c ipm.note /m [email protected] /a "D:\attachment.xlsx"

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

© Copyright 2019
Made with in SaiGon